No busques este término. Es difícil que lo encuentres. Personal Information Management system (PIMs). Ni está de moda ni responde a una definición perfectamente clara y coherente. De hecho, a nada que indagues un poco te puedes encontrar con fuentes muy concienzudas y aparentemente solventes que lo describen de manera dispar. Desde…

“un sistema de control y seguridad de nuestros datos personales”

…a…

“un sistema en la nube que gestiona toda la información de una persona”

Incluso se ha entremezclado con otra expresión: Personal Knowledge Management (PKM). Sin que a los expertos en la materia se les vea un discurso claro y conciso acerca de qué es una cosa y otra; si son realmente diferentes o sinónimas.

Quizás las fuentes más ricas en pistas las tengamos en… ¡la Wikipedia!:

PIMs (según la Wikipedia)
Personal information management (PIM) is the activities people perform in order to acquire, organize, maintain, retrieve, and use personal information items such as documents (paper-based and digital), web pages, and email messages for everyday use to complete tasks (work-related or not) and fulfill a person’s various roles (as parent, employee, friend, member of community, etc.). More simply, PIM is the art of getting things done in our lives through information
Personal Information Management (PIM) es el conjunto de actividades que las personas desarrollan para adquirir, organizar, mantener, recuperar y utilizar elementos de información personal como documentos (en formato papel y digital), páginas web y correos electrónicos en su actividad diaria para realizar tareas (ya sean relativas a sus trabajos o no) y dar soporte a los diferentes roles (como padre, empleado, amigo, miembro de una comunidad…). De forma más simple, PIM es el arte de hacer las cosas en nuestras vidas por medio de la información.

En mi búsqueda en este terreno también acabé dando con un artículo que me encanta. Me parece muy ordenado concreto y conciso. Por si quieres echarle un vistazo después con calma. Es de un tal Yogi B:

http://www.efficientsoftware.net/resource/personal-information-management.htm

Y hasta la propia Unión Europea, durante un tiempo estuvo manejando el término. Aunque con un sentido diferente al mío:

https://edps.europa.eu/data-protection/our-work/subjects/personal-information-management-system_en

¿Por qué es necesario un PIMs?

La tecnología se ha infiltrado en nuestra vida de manera silenciosa y permeable. Como decimos en España, ¡ha llegado hasta la cocina! Si no prestamos atención a este asunto y, simplemente, vamos expandiendo repositorios, abriendo cuentas sin control en todo tipo de aplicaciones y dispositivos (como nuestras cámaras de fotos o nuestra Smart TV) llega un momento en que nuestro sistema personal de información se vuelve ingobernable. La comprensión y el mantenimiento del sistema demandará tanto esfuerzo que éste perderá su utilidad.

Necesitamos un PIMs. Una forma gráfica de plasmar, planificar y mantener nuestro Universo Digital. Algo que…

  • …tenga en cuenta la diversidad de medios y dispositivos en los que manejamos, volcamos o gestionamos nuestra información personal.
  • …nos permita adquirir, organizar, mantener y explotar información multiformato (correos, documentos, anotaciones, contactos, mensajes de móvil, fotos, música, sitios web,…) de una manera sencilla, ágil, ubicua, segura y fiable.
  • …sirva de herramienta de comunicación de uno (hoy) para sí mismo (dentro de un tiempo). ¿Dónde y cómo había quedado de guardar los manuales de instrucciones de los electrodomésticos?
  • …considere un cierto principio de degradación: aquellos elementos que con el tiempo vayan perdiendo interés progresivamente deberían ser menos visibles. De esta forma seguirán estando disponibles en un momento dado pero no competirán por nuestra atención.

¿Cómo se representa un PIMs?

Esta imagen que vais a ver a continuación es de 2010. Di con ella cuando montaba mis primeras formaciones en organización digital y me llamó poderosamente la atención. Alguien (siento no conocer su origen) se había tomado la molestia de representar gráficamente su pequeño gran mundo digital. De dibujar… ¡¡su PIMs!!

¿Qué es el Personal Information Management system (PIMs)

Algo un poco más moderno y visual (hecho con XMind) tendrá esta pinta:

¿Qué es el Personal Information Management system (PIMs)

¿Y una definición en español?

Un último apunte. ¿Por qué no en español? ¿Por qué no algo como…

Sistema de gestión de la información personal

No suena mal, ¿No crees? Pero… No me terminaba de convencer. Así que todos mis alumnos de TUDEO (Tu Universo Digital En Orden) hasta ahora han estado trabajando con el término PIMs y, de hecho, han elaborado sus propios PIMs como parte importante de sus proyectos de fin de curso.

Pero eso se ha acabado. Se me encenció la lucecita hace poco. Y las próximas convocatorias del curso líder en organización digital encontrarán este cambio.

Planes de sistemas

Casualmente me acordé de un tipo de proyecto que abordé en mis primeros años como consultor tecnológico. Eran los Planes de sistemas. Un plan de sistemas es una esquematización y análisis de todas las herramientas tecnológicas que tiene una organización. Por aquel entonces yo había participado de la mano de Coremain en unos cuantos jugosos. Como el de Correos o una Consellería de la Xunta de Galicia. Intentábamos con aquellos trabajos que la organización tuviera un instrumento para entender mejor en qué punto estaba su informática. Con una visión global que les permitiera llegar a un conjunto de criterios, principios de uso y selección tecnológica que le sirvieran para planificar, adquirir, organizar y mantener sus tecnologías de información.

¿Por qué voy a dejar de usar el término PIMs?

Así que pensé… Aquello a lo que estoy llamando PIMs no deja de parecerse -en formato simplificado- a uno de aquellos planes de sistemas. Y para ser sinceros, a pesar de que es una herramienta muy útil, tiene un nombre largo y farragoso. Nunca me ha hecho tilín.

¿Podría hablar de Plan de sistemas personal? Mmm! No! La palabra sistemas es muy tecnológica. Muy de máquinas, sistemas operativos, entornos virtuales… No termina de convencerme. Y plan… ¡Es que tampoco es un plan! No niego que puede servir de base para planear. Peeero…

Estaba cerca. 😉

Lo que hacemos en TUDEO es representar nuestro mundo tecnológico. Hacerlo es algo infrecuente y, sin embargo, contribuye mucho a entenderlo y dimensionarlo. Cada cual el suyo; su propio mundo.

Es una representación visual y gráfica. Como un… mapa.

Es tecnológico. Porque organizar tu tecnología: una parte de tu mundo digital.

Y es personal.

¡Lo tengo! A partir de ahora en TUDEO dejamos de representar el Personal Information Management system (o PIMs) para pasar a hablar del

Mapa Tecnológico Personal (o MTP).

¿Quieres saber cómo representar el tuyo y empezar a entender y poner orden en tu mundo digital?

Pues echa un vistazo aquí y apúntate a la siguiente convocatoria de tudeo. Para eso. Para sentir que tus cosas digitales y tecnológicas pasan a estar bajo un razonable control.